Multitasking bestaat niet. Doe één ding tegelijk [Video]

Stel je eens voor dat je aan al je collega’s en gezinsleden dingen nooit vaker dan één keer hoeft te vragen. Dat je altijd zekerheid en vertrouwen hebt dat zij wat ze moeten doen, ook werkelijk doen, op tijd en met aandacht. Wat zou jou dat een rust geven en ruimte om te focussen op de dingen die voor jou belangrijk zijn, die je goed kan en waar je plezier aan hebt. Stel je voor dat jij zo iemand kan zijn voor jouw collega’s en huisgenoten. Daar doe je ze volgens mij een groot plezier mee.
Een normale dag uit het leven van veel mensen is opgebouwd in ‘lagen’. Je begint met rituelen: opstaan, douchen, ontbijten. Allemaal vrij recht door zee. Dan is er de laag van de ‘agenda’: afspraken en andere dingen die aan een bepaald moment in de tijd gebonden zijn. Daarbovenop komt je ‘to do lijst’ met taken die horen bij projecten waar jij mee bezig bent, zowel privé als zakelijk.



Veel mensen laten zich door deze basishandelingen al verleiden tot multitasking: even je mails lezen bij je ontbijt, je moeder bellen terwijl je je boodschappenlijstje maakt of in de auto zit onderweg naar je werk. Maar door deze lagen heen weven we ook nog eens een web van onderbrekingen: mail, telefoon, rss feeds, binnenvallende mensen.
Multitasking is een computerterm: parallel (dus werkelijk tegelijk) uitvoeren van taken. Het menselijk brein kan dat niet. Met basistaken kunnen we prima uit de voeten: al lopend praten of een patatje eten, maar zodra de taken meer complex worden, lukt het onze hersenen niet meer. Multitasking komt neer op switchen tussen taken. Bij het switchen tussen taken gaat tijd en aandacht verloren. Je kiest ervoor om aandacht te geven aan een andere taak, je neemt een soort van afscheid van de taak waar je mee bezig was. Bij complexere taken heb je daarnaast nog tijd nodig om weer op te starten, zeg maar ‘in de flow’ te komen en de focus te vinden. (Hier staan de resultaten van een studie uit 2001 over de mythe van multitasking.) Een prachtig artikel over de mythe van multitasking staat op het weblog ‘Create passionate users’ van Cathy Sierra.
Uiteindelijk doen we bijna niets meer met 100% aandacht en focus. We nemen voor lief dat het tegenwoordig belangrijker is om dingen snel te doen, dan om ze goed te doen. Waarnemen, nadenken en handelen lopen dwars door elkaar heen. Als we het al als een probleem ervaren, denken we dat het niet anders kan, dat het nu eenmaal zo loopt, dat we er geen invloed op uit kunnen oefenen.
Kan het ook anders?
Volgens mij kan je er wel iets aan doen, heel veel zelfs. Wanneer je de zaken die je van tevoren aan ziet komen, met aandacht en focus kan doen, heb je ook meer ruimte en rust voor de onverwachte onderbrekingen. Dan word je steeds meer zo iemand uit de inleiding: die de dingen die hij moet doen, goed doet, op tijd en met plezier. Je neemt de leiding weer terug over jezelf.
Het begint bij bewustwording: let eens op hoe vaak je je als een soort reflex laat verleiden om dingen tegelijk te doen en in te gaan op onderbrekingen. Hoe vaak gebeurt het dat je de telefoon opneemt terwijl je eigenlijk niet in de gelegenheid bent om op te nemen? Hoe vaak check je je e-mail terwijl je eigenlijk iets moeilijkers zou moeten doen? Hoe vaak zit je met je muis te klikken tijdens een telefoongesprek? Hoe vaak zeg jij tegen iemand die je onderbreekt ‘nu even niet?’
Besluit bewust en van tevoren waar jij je aandacht aan gaat geven. Leer jezelf een goed time-management systeem aan. Taco Oosterkamp schrijft op dit weblog veel over Getting Things Done, het systeem van David Allen. In dit bericht maakt hij duidelijk wat het precies is en waarom het voor veel mensen beter is dan andere methoden of trucs.
Reageer bewust op onderbrekingen. Stel jezelf bij elke onderbreking de vraag: “Moet ik hier nu aandacht aan besteden?” Daarmee beslis je drie dingen: of het überhaupt iets is dat aandacht vereist. Is het belangrijk? Je besluit of het aan jou is of aan iemand anders om zich er druk over te maken, en of het nu moet of misschien ook later kan. Dit is een soort “mini-getting-things-done” proces.
Maak blokken tijd vrij waarvan je besluit dat die onderbrekingsvrij moeten zijn. Zet tijdens die periodes je telefoon uit. Zet sowieso het automatisch ophalen van je e-mail uit en verder alle ‘alerts’ die je van je computer krijgt. Laat je RSS reader dicht. Doe de deur van je werkruimte dicht als dat kan. Laat de mensen die je zouden kunnen onderbreken op een of andere manier weten dat je niet gestoord wilt worden.
De twee bezwaren die ik het meeste hoor zijn: “ik heb geen tijd om orde op zaken te stellen” en “mijn omgeving zet me onder druk om snel te reageren”. Om te voelen wat het voor jou kan betekenen om de leiding terug teStel je eens voor dat je aan al je collega’s en gezinsleden dingen nooit vaker dan één keer hoeft te vragen. Dat je altijd zekerheid en vertrouwen hebt dat zij wat ze moeten doen, ook werkelijk doen, op tijd en met aandacht. Wat zou jou dat een rust geven en ruimte om te focussen op de dingen die voor jou belangrijk zijn, die je goed kan en waar je plezier aan hebt. Stel je voor dat jij zo iemand kan zijn voor jouw collega’s en huisgenoten. Daar doe je ze volgens mij een groot plezier mee.
Een normale dag uit het leven van veel mensen is opgebouwd in ‘lagen’. Je begint met rituelen: opstaan, douchen, ontbijten. Allemaal vrij recht door zee. Dan is er de laag van de ‘agenda’: afspraken en andere dingen die aan een bepaald moment in de tijd gebonden zijn. Daarbovenop komt je ‘to do lijst’ met taken die horen bij projecten waar jij mee bezig bent, zowel privé als zakelijk.
Veel mensen laten zich door deze basishandelingen al verleiden tot multitasking: even je mails lezen bij je ontbijt, je moeder bellen terwijl je je boodschappenlijstje maakt of in de auto zit onderweg naar je werk. Maar door deze lagen heen weven we ook nog eens een web van onderbrekingen: mail, telefoon, rss feeds, binnenvallende mensen.
Multitasking is een computerterm: parallel (dus werkelijk tegelijk) uitvoeren van taken. Het menselijk brein kan dat niet. Met basistaken kunnen we prima uit de voeten: al lopend praten of een patatje eten, maar zodra de taken meer complex worden, lukt het onze hersenen niet meer. Multitasking komt neer op switchen tussen taken. Bij het switchen tussen taken gaat tijd en aandacht verloren. Je kiest ervoor om aandacht te geven aan een andere taak, je neemt een soort van afscheid van de taak waar je mee bezig was. Bij complexere taken heb je daarnaast nog tijd nodig om weer op te starten, zeg maar ‘in de flow’ te komen en de focus te vinden. (Hier staan de resultaten van een studie uit 2001 over de mythe van multitasking.) Een prachtig artikel over de mythe van multitasking staat op het weblog ‘Create passionate users’ van Cathy Sierra.
Uiteindelijk doen we bijna niets meer met 100% aandacht en focus. We nemen voor lief dat het tegenwoordig belangrijker is om dingen snel te doen, dan om ze goed te doen. Waarnemen, nadenken en handelen lopen dwars door elkaar heen. Als we het al als een probleem ervaren, denken we dat het niet anders kan, dat het nu eenmaal zo loopt, dat we er geen invloed op uit kunnen oefenen.
Kan het ook anders?
Volgens mij kan je er wel iets aan doen, heel veel zelfs. Wanneer je de zaken die je van tevoren aan ziet komen, met aandacht en focus kan doen, heb je ook meer ruimte en rust voor de onverwachte onderbrekingen. Dan word je steeds meer zo iemand uit de inleiding: die de dingen die hij moet doen, goed doet, op tijd en met plezier. Je neemt de leiding weer terug over jezelf.
Het begint bij bewustwording: let eens op hoe vaak je je als een soort reflex laat verleiden om dingen tegelijk te doen en in te gaan op onderbrekingen. Hoe vaak gebeurt het dat je de telefoon opneemt terwijl je eigenlijk niet in de gelegenheid bent om op te nemen? Hoe vaak check je je e-mail terwijl je eigenlijk iets moeilijkers zou moeten doen? Hoe vaak zit je met je muis te klikken tijdens een telefoongesprek? Hoe vaak zeg jij tegen iemand die je onderbreekt ‘nu even niet?’
Besluit bewust en van tevoren waar jij je aandacht aan gaat geven. Leer jezelf een goed time-management systeem aan. Taco Oosterkamp schrijft op dit weblog veel over Getting Things Done, het systeem van David Allen. In dit bericht maakt hij duidelijk wat het precies is en waarom het voor veel mensen beter is dan andere methoden of trucs.
Reageer bewust op onderbrekingen. Stel jezelf bij elke onderbreking de vraag: “Moet ik hier nu aandacht aan besteden?” Daarmee beslis je drie dingen: of het überhaupt iets is dat aandacht vereist. Is het belangrijk? Je besluit of het aan jou is of aan iemand anders om zich er druk over te maken, en of het nu moet of misschien ook later kan. Dit is een soort “mini-getting-things-done” proces.
Maak blokken tijd vrij waarvan je besluit dat die onderbrekingsvrij moeten zijn. Zet tijdens die periodes je telefoon uit. Zet sowieso het automatisch ophalen van je e-mail uit en verder alle ‘alerts’ die je van je computer krijgt. Laat je RSS reader dicht. Doe de deur van je werkruimte dicht als dat kan. Laat de mensen die je zouden kunnen onderbreken op een of andere manier weten dat je niet gestoord wilt worden.
De twee bezwaren die ik het meeste hoor zijn: “ik heb geen tijd om orde op zaken te stellen” en “mijn omgeving zet me onder druk om snel te reageren”. Om te voelen wat het voor jou kan betekenen om de leiding terug te pakken: probeer gewoon eens een tijdje echt altijd maar één ding tegelijk te doen.